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eProgen® DocManager
Il software Web based per la gestione ordinata dei documenti elettronici (e non solo) e dei relativi flussi di condivisione.
Un’unica applicazione che permette velocemente di archiviare, catalogare, organizzare, stampare, inviare, postalizzare tutti i documenti della tua azienda. Uno strumento che semplifica la ricerca e dossierizzazione, gestisce i processi di autorizzazione, revisione e pubblicazione. Si integra con i moduli per l’inoltro via email, fax e sistemi di postalizzazione. Il sistema è modulare e consente di aggiungere funzionalità a seconda delle esigenze. È integrabile con altre applicazioni aziendali e altri prodotti Information Technology.
Con eProgen® DocManager potete finalmente organizzare in modo efficiente tutti i documenti aziendali:
- gestionali e amministrativi (ordini, DDT, fatture) direttamente dal gestionale Progen®
- disegni tecnici
- manualistica
- fax
- scansioni
- fotografie
- qualsiasi altro documento digitale
Grazie al modulo workflow di eProgen® DocManager potete definire le regole di approvazione dei vostri documenti aumentando l’efficienza di tutto il personale. eProgen® DocManager è predisposto per la conservazione sostitutiva, consentendovi di archiviare a norma di legge tutti i documenti contabili (bilanci, giornali di magazzino, fatture di vendita), eliminando le lunghe e costose fasi di stampa e archiviazione.
Schema
Benefici
- Risparmio di carta.
- Riduzione volumetrica degli archivi fisici e dei costi di gestione.
- Accesso ai dati facile e tempestivo.
- Aumento della riservatezza e sicurezza di accesso ai dati.
- Ottimizzazione dei processi aziendali con notevole aumento dell’efficienza.
- Definizione dei profili organizzativi delle persone e dei gruppi di lavoro tenendo conto delle dipendenze gerarchiche e delle responsabilità.
- Garanzia di conservazione dei documenti a scopi legali.
Funzioni
| Archivio |
Archiviazione di qualsiasi documento digitale, anche proveniente da scanner e fax. |
| Classificazione |
Classificazione dei documenti in fase di archiviazione attraverso gerarchie di attributi liberamente definibili dall'amministratore del sistema. |
| Parametrizzazione |
Definizione parametrica degli attributi dei documenti per agevolarne l'archiviazione e la ricerca. |
| Anteprima |
Funzione per la visione dei documenti in modalità anteprima. |
| Revisione |
Gestione delle revisioni dei documenti, con storicizzazione automatica delle versioni precedenti. |
| Ricerca |
Motore di ricerca avanzato per l'individuazione del documento attraverso: keyword presenti nel contenuto, campi di classificazione, attributi di categorizzazione. |
| Dossier |
Creazione e gestione di dossier virtuali per organizzare e collegare trasversalmente i documenti. |
| Freeze |
Salvataggio di una copia originale ed integra del documento. |
| Security |
Definizione di utenti, gruppi e policy di sicurezza per l’accesso al sistema. |
| Storage & backup |
Centralizzazione dell’archivio dei documenti digitali, semplificando le operazioni di backup e la gestione delle policy di sicurezza. |
| Syncro tool | Gestione e sincronizzazione degli archivi tra il servizio configurato nell'intranet aziendale ed il servizio online. Definizione parametrica dei tipi di documento soggetti a pubblicazione automatica online. |
Moduli
| Progen® plugin |
Integrazione diretta dei documenti disponibili nel gestionale Progen® di Ateikon. Creazione e archiviazione automatica dei documenti in formato PDF e organizzazione di dossier virtuali a partire dai dati gestionali (ordini, documenti di trasporto, fatture, anagrafiche, ecc.) |
| Workflow | Definizione del processo di approvazione di un documento e degli utenti o gruppi coinvolti. Gestione della firma del documento per la convalida nel processo di workflow. |
| OCR | Rilevazione automatica dei testi contenuti nei documenti cartacei, abilitando così la ricerca fulltext e l’indicizzazione. Riconoscimento automatico di testi chiave e mappatura delle zone di riconoscimento favorendo l’acquisizione automatica del documento senza la necessità di digitazione manuale. |
| Barcode | Elaborazione e riconoscimento automatico dei codici a barre disponibili nel documento, per favorirne l’acquisizione automatica senza la necessità di digitazione manuale. Gestione dei barcode come chiavi del documento: per identificare il documento o gli articoli trattati, il cliente, il fornitore, la commessa di produzione, ecc… |
| Dispatcher | Invio dei documenti archiviati nel sistema tramite e-mail, fax e servizi di postalizzazione. Il sistema mantiene copia dei documenti inviati consentendo la tracciabilità delle comunicazioni e delle revisioni inoltrate. |
| Conservazione sostitutiva |
Gestisce l’intero processo di conservazione di un documento elettronico nel pieno rispetto delle norme (D.M. 23/01/2004 e Deliberazione Cnipa 11/2004). |
